RSVP voor de bruiloft: hoe je reacties netjes verzamelt

Wat betekent RSVP?

RSVP komt van het Frans: répondez s'il vous plaît, oftewel laat het ons weten. Op een Nederlandse of Vlaamse uitnodiging zie je ook “graag een reactie vóór …” of gewoon “laat het ons weten”. De inhoud is hetzelfde: jullie willen weten wie er is.

Zonder reactie gok je op stoelen en catering. Met een vage WhatsApp mis je namen, plus-ones en “geen noten”. Daarom vragen stellen het gericht, met een datum.

Waarom vraag je RSVP, en welke informatie?

Aanwezigheid per persoon is de kern. Daarna alleen wat jullie nodig hebben:

• Komt iemand, ja of nee, per naam in het huishouden
• Dieetwensen voor wie het diner meemaakt
• Soms een opmerking, kort, anders krijg je romans
• Niet: tafelvoorkeur in hetzelfde formulier als dat later pas speelt

Wanneer vraag je een reactie?

Reken terug vanaf de cateraar, de locatie en eventueel de drukker van menukaarten, niet vanaf een willekeurige “zes weken”. Veel stellen zetten de deadline twee tot vier weken voor de dag, plus ruimte om na te bellen. Te vroeg, en plannen wijzigen nog. Te laat, en de zaal wil cijfers die je niet hebt.

Zet de datum op de plek waar gasten reageren, en eventueel één keer op de huwelijksuitnodiging. Niet in acht punt op een bijlage die niemand terugvindt.

Hoe kunnen gasten antwoorden?

Papier: een antwoordkaartje met retourpost. Dat is duidelijk voor wie post vertrouwt, maar het is traag, het handschrift is soms lastig, en jullie toetsen alles in.

App of mail: snel, maar rommelig en lastig te tellen. Screenshots zijn geen gastenlijst.

Online: na een QR op de kaart of via de url. Per persoon, met een deadline waarna het formulier dichtgaat. Jullie zien wie openstaat.

Papier versus online

Papier past bij een klassieke set en bij gasten die niet online willen. Online past bij wijzigingen tot de deadline, bij export naar de catering, en bij verschil tussen groepen. Je kunt één oma op papier doen en de rest online, als jullie die ene reactie zelf in dezelfde lijst zetten.

Twee kanalen naast elkaar, WhatsApp én site én strookje, splitst de waarheid. Kies een hoofdroute en verwijs ernaar.

Dag- en avondgasten, en dieetwensen

Niet iedereen is de hele dag welkom. Avondgasten hoeven geen dinerdieet in te vullen. Daggasten wel, als jullie dat vragen, en meestal alleen als ze aanwezig zijn. Op papier print je dan al snel twee strookjes. Online ziet de groep alleen haar vragen.

Dieetvelden tonen nadat iemand “aanwezig” kiest als daggast, voorkomt dat afmelders voor de grap “geen koriander” invullen.

Wat doe je met gasten die niet reageren?

Begin bij de lijst van wie nog openstaat. Eén herinnering, met de link of met bellen, is gebruikelijker dan een tweede ronde post. Daarna een gerichte belronde, via jullie of de ceremoniemeester.

Wie de site niet gebruikt, mag alsnog in dezelfde tabel. Jullie vullen de reactie in het dashboard in. Dat is gastvrijheid, geen valsspelen. Na de deadline blijft het overzicht staan: dan zie je de stilte, en bel je gerichter.

RSVP op OnzeTrouwWebsite.nl

RSVP staat standaard aan, gekoppeld aan gastgroepen en codes. Jullie zetten een deadline. Daggasten kunnen dieet doorgeven. De reacties kun je exporteren voor de catering. Uitzetten kan, als jullie een open site zonder formulier willen.

Meer over de rest van de site staat bij zelf een trouwwebsite maken en bij gasten en modules.